Wie ein Planungsbüro mit dem PB seine Verfahren digitalisierte
Digital und messbar effizienter
Planungsbüros stehen zunehmend vor der Herausforderung, Beteiligungsverfahren effizient abzuwickeln. Für viele bedeutet das bislang: E-Mails mit großen Anhängen, Postversand, Excel-Listen für TÖB-Kontakte und Unterlagen, die auf verschiedenen Wegen verteilt werden.
So war es auch beim Planungsbüro roosplan
Die frühzeitige Öffentlichkeitsbeteiligung und die Beteiligung der Träger öffentlicher Belange (TÖB) wurden bisher klassisch per E-Mail und Brief organisiert – ergänzt durch das Monitoren und Aktualisieren von Gemeindehomepages und nicht zuletzt der Dokumentenaustausch über Dropbox-Ordner.
Die Folgen:
- Hoher manueller Aufwand in der Datenpflege und Dokumentenbereitstellung
- Medienbrüche und uneinheitliche Abläufe durch unterschiedliche kommunale Systeme und Abläufe
- Risiko veralteter TÖB-Daten und damit aufwändige Recherche
- Komplexe Dokumentation wird unübersichtlich
- Vermeidbare Rückfragen von Öffentlichkeit und TÖBs aufgrund schwer zugänglicher Unterlagen
- Erheblicher Mehraufwand im gesamten Verfahrensablauf
Das Planungsbüro roosplan suchte nach einer einfachen, einheitlichen und zuverlässigen digitalen Lösung, ohne selbst einen Planungsserver entwickeln zu müssen.
Der Weg zum PB
Über eine Kommune, mit der gemeinsam ein Verfahren begleitet wurde, wurde das Planungsbüro roosplan erstmals auf den Planungsinformations- und Beteiligungsserver (PB) aufmerksam. Der PB war bei der Kommune im Einsatz. Dabei konnte sich das Planungsbüro roosplan überzeugen, dass ein Verfahren auch deutlich übersichtlicher gestaltet werden kann. Die positiven Erfahrungen aus der kommunalen Praxis machten neugierig.
Im Austausch mit tetraeder.com wurde schnell klar: Der PB bietet genau das zentrale, strukturierte System, das das Büro gesucht hatte – ohne eigene IT-Aufwände.
Dabei hat besonders überzeugt:
- Nach der Einrichtung ist der PB sofort startklar.
- Es ist keine technische Einrichtung notwendig.
- Der Support der tetraeder.com ist schnell und persönlich.
„Für uns war das der Weg des geringsten Widerstands – wir hätten zwar etwas Eigenes bauen können, aber mit wenig IT-Erfahrung wäre das mühsam geworden.“
(A.Gutscher, persönliche Kommunikation, 03.12.2025)
Ergebnisse & Vorteile
Seit der Einführung nutzte das Planungsbüro roosplan den PB bereits für mehrere Verfahren – vor allem für frühzeitige Öffentlichkeitsbeteiligungen. Die Ergebnisse sind eindeutig:
1. Klare Struktur – effizientere Prozesse
Das Büro nutzt den PB inzwischen für mehrere Schritte im Verfahren:
- Digitale TÖB-Beteiligung
- Frühzeitige Öffentlichkeitsbeteiligung
- Einheitliche Erfassung der Stellungnahmen
- Zentrale Dokumentation über die Verfahrensakte
2. Weniger Fehlerquellen, mehr Sicherheit
Das Büro nutzt den PB inzwischen für mehrere Schritte im Verfahren:
- Aktuelle TÖB-Daten – Die Aktualisierung übernimmt der tetraeder.com Support.
- Keine überfüllten E-Mailpostfächer oder PDF-Flut – Stellungnahmen gehen über den PB ein.
- Dokumentation jederzeit abrufbar
3. Bessere Zusammenarbeit mit Kommunen
Die Kommunen reagierten auf die Einführung des PB positiv – vor allem auf die klare Ausgabeseite. Besonders hervorgehoben:
- Die immer aktuellen Unterlagen
- Das deutlich gesunkene Volumen beim Datenaustausch
- Unterschiedliche Verfahren werden ohne Formatierungsprobleme einheitlich dargestellt.
4. Einfache Beteiligung für Bürger
Stellungnahmen können direkt über die Plattform abgegeben werden – ohne den Umweg über Bauämter.
Die Empfehlung des Planungsbüros roosplan an andere Planungsbüros, die vor der gleichen Herausforderung stehen:
Besonders für Regionen mit vielen kleinen Kommunen, die sich einen eigenen PB nicht leisten können, bietet der PB für Planungsbüros eine wertvolle Möglichkeit, qualitativ hochwertige Verfahren zentral und effizient anzubieten.
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